Minden hallgató a beiratkozáskor kapja meg a személyes adatait, Neptun kódját és a jelszavát tartalmazó, személyre szóló levelet. A levél mellé, a Neptun kezelését rövidített formában tartalmazó hallgatói tájékoztató is tartozik. Az Oktatók az intézeti Neptun asszisztenstől (Neptun adminisztrátortól) kaphatják meg a személyre szóló Neptun belépési információjukat.